Ι. Γραφείο Προϊσταμένου

1. Κατευθύνει, εποπτεύει και ελέγχει το προσωπικό που υπάγεται στο Τμήμα.

2. Παραλαμβάνει την αλληλογραφία που αφορά το Τμήμα, την χαρακτηρίζει, την χρεώνει ηλεκτρονικά και τη διανέμει για ενέργεια στα γραφεία του Τμήματος.

3. Παρακολουθεί γενικά τους νόμους που αναφέρονται σε θέματα προμηθειών και διαχείρισης υλικών και αποθεμάτων.

4. Μελετά και εισηγείται επί των σχεδίων πάσης φύσεως αποφάσεων και οικονομικών συμβάσεων, από τις οποίες πρόκειται να επηρεαστεί ο προϋπολογισμός.

5. Μελετά και εισηγείται για την ανάθεση των προμηθειών και των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, τη συγκρότηση όλων των επιτροπών που απαιτούνται (διενέργειας διαγωνισμών, αξιολόγησης των προσφορών και παραλαβής των ειδών), παρακολουθεί τη λειτουργία τους και γενικά μεριμνά για όλα τα ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση κάθε προμήθειας ή υπηρεσίας μέχρι και την οριστική παραλαβή τους, σύμφωνα πάντοτε με τις ισχύουσες διατάξεις.

6. Μεριμνά για την τήρηση των διαδικασιών χαρακτηρισμού υλικών/εξοπλισμού ως αχρήστων ή ως υλικών που πλεονάζουν και τηρεί τις διαδικασίες καταστροφής, απομάκρυνσης ή εκποίησης των υλικών αυτών.

7. Επιλαμβάνεται για όλες τις διαδικασίες του Γραφείου Διαχείρισης Υλικών και Αποθεμάτων.

8. Διενεργεί κατά τακτά χρονικά διαστήματα ελέγχους στις Υπηρεσίες του Δήμου και σε περίπτωση που θα διαπιστώνεται ότι έχει μεταβληθεί η κατάσταση των χρεωθέντων κατά Τμήμα Ειδών Εξοπλισμού (έπιπλα, Η/Υ, αριθμομηχανές, ελαστικά, φίλτρα λαδιού, μπουζί, εργαλεία ανταλλακτικά, κ.λπ.) θα προχωρεί σε εισήγηση επιβολής κυρώσεων.

9. Μονογράφει όλα τα έγγραφα που συντάσσονται από τα γραφεία του Τμήματος και ενημερώνει το Διευθυντή.

10. Εισηγείται τα θέματα του Τμήματος τους στο Δημοτικό Συμβούλιο και την Οικονομική Επιτροπή.

11. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που του ανατεθεί

12. Ασκεί και ο ίδιος, προσωπικά, όλες τις αρμοδιότητες των υφισταμένων του (που δεν έχει εκχωρήσει σ'αυτούς) ή εκείνες που δεν έχουν εκπληρώσει οι υπάλληλοι του τμήματός του.

13. Εφαρμόζει πιστά το ωράριο εργασίας του, δίνοντας το καλό παράδειγμα στους υπαλλήλους του. Επίσης ελέγχει το ωράριο εργασίας των υπαλλήλων του τμήματός του.

14. Συνεργάζεται με το Διευθυντή για την τήρηση και την εκκαθάριση του αρχείου του τμήματός του.

15. Εφαρμόζει το σύστημα διοίκησης μέσω στόχων.

16. Αξιολογεί το έργο των υπαλλήλων του Τμήματος.

17. Εγκρίνει τα περιγράμματα των θέσεων εργασίας των υποκείμενων οργανικών μονάδων.

II. Γραφείο Προμηθειών

1. Τηρεί τις σχετικές διαδικασίες για την προμήθεια:

i. Κάθε φύσης υλικών που απαιτούνται για την εκτέλεση τεχνικών έργων, επισκευών ή συντηρήσεων, σύμφωνα με το αντικείμενο της Διεύθυνσης Τεχνικών Έργων και Μελετών (υλικά ενσωματωμένα στα έργα, ανταλλακτικά, λιπαντικά, καύσιμα, λιπάσματα, φυτοφάρμακα κ.λπ.).

ii. Μηχανημάτων κινητών μηχανημάτων, τεχνικών συγκροτημάτων, συσκευών, εργαλείων, επίπλων μηχανών γραφείου, κ.λπ. παγίων στοιχείων.

iii. Υπηρεσιών που παρέχονται από τρίτους (μισθώσεις μεταφορικών μέσων και μηχανημάτων, ασφαλίσεις κ.λπ.).

2. Συνεργάζεται με τις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου για την ετοιμασία των ετησίων και γενικά Περιοδικών Προγραμμάτων Προμηθειών.

3. Μεριμνά για τη διανομή των εγκεκριμένων προγραμμάτων προμηθειών στις επιμέρους ενότητες.

4. Μεριμνά για την κατάρτιση του Προγράμματος Προμηθειών του Δήμου. Το εν λόγω Πρόγραμμα Προμηθειών του Δήμου θα υπογράφεται από τον Προϊστάμενο του Τμήματος και από το Διευθυντή Οικονομικών Υπηρεσιών.

5. Παρακολουθεί την υλοποίηση του Προγράμματος αυτού και ενημερώνει περιοδικά τις Υπηρεσίες του Δήμου ανάλογα.

6. Τηρεί τις διαδικασίες για την έγκριση της σκοπιμότητας κάθε προμήθειας και για την κατακύρωση των προς προμήθεια ειδών σε συγκεκριμένους προμηθευτές (Διακηρύξεις, διαγωνισμοί, λήψη προσφορών, αξιολόγηση προσφορών, παραγγελίες ειδών κ.λπ.).

7. Συνεργάζεται για την κατάρτιση των προδιαγραφών κάθε προμήθειας με τα αρμόδια κάθε φορά τμήματα.

8. Παρακολουθεί την εκτέλεση κάθε παραγγελίας μέχρι και την παραλαβή των παραγγελθέντων ειδών.

9. Μεριμνά για την σύσταση και υποστήριξη της λειτουργίας Επιτροπών, που συστήνονται, για τη διενέργεια διαγωνισμών, τη λήψη και αξιολόγηση των προσφορών, την παραλαβή των παραγγελλόμενων ειδών (ποσοτική/ ποιοτική/εν λειτουργία παραλαβή/οριστική παραλαβή), διαβίβαση στο Γενικό Χημείο του Κράτους για έλεγχο και αξιολόγηση εκείνων των ειδών για τα οποία υπάρχουν ειδικοί όροι στις σχετικές συμβάσεις.

10. Διενεργεί έρευνες αγοράς για την τεκμηρίωση της διαθεσιμότητας των ειδών που ενδιαφέρουν το Δήμο και τη λήψη στοιχείων τιμών προμήθειας.

11. Καταρτίζει συμβάσεις - συμφωνητικά και τηρεί αρχεία αυτών.

12. Συνεργάζεται με τη Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών και τις άλλες διοικητικές μονάδες του Δήμου, για την εκπόνηση μελετών και την επίβλεψη εξειδικευμένων προμηθειών.

13. Παρακολουθεί την τήρηση των όρων των συμβάσεων για την εντός των οριζομένων προθεσμιών παράδοση των υλικών από τους προμηθευτές την επιβολή ποινικής ρήτρας σε περίπτωση εκπροθέσμων παραδόσεων ή την χορήγηση παρατάσεων με απόφαση του αρμοδίου οργάνου όπως τούτο καθορίζεται στις συμβάσεις ή στις διακηρύξεις.

14. Στις περιπτώσεις γενικών προμηθειών του Δήμου (δηλ. Προμηθειών που αφορούν περισσότερες από μία Διευθύνσεις ή Αυτοτελή Τμήματα) παραλαμβάνει τα τιμολόγια από τους προμηθευτές και διαβιβάζει αυτά στο Τμήμα Εκκαθάρισης Δαπανών για την καταχώριση αυτών στο σύστημα αφού έχει ολοκληρώσει τους σχετικούς φακέλους προμηθειών με όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά (εφημερίδες δημοσιεύσεων, διακηρύξεις, συγγραφή υποχρεώσεων, μελέτες, πρακτικά Οικονομικής Επιτροπής, Αποφάσεις Δημοτικού Συμβουλίου και Οικονομικής Επιτροπής, πρωτόκολλα παραλαβής, δελτία εισαγωγής, έκθεση δαπάνης κ.λπ.) τα οποία υποβάλλει εις διπλούν στο Τμήμα Εκκαθάρισης Δαπανών για την έκδοση χρηματικού εντάλματος πληρωμής. Στις περιπτώσεις προμηθειών που αφορούν συγκεκριμένη Διεύθυνση ή Αυτοτελές Τμήμα, η παρακολούθηση υλοποίησης της σύμβασης αποτελεί υποχρέωση της εκάστοτε Διεύθυνσης ή Αυτοτελούς Τμήματος και τα τιμολόγια, οι εντολές πληρωμών και τα πρωτόκολλα παραλαβής συγκεντρώνονται, συντάσσονται και διαβιβάζονται από την εκάστοτε Διεύθυνση ή το Αυτοτελές Τμήμα στο γραφείο Προμηθειών.

15. Παραλαμβάνει τις εγγυητικές επιστολές από τους προμηθευτές σύμφωνα με τους όρους και το ποσό που καθορίζεται από τη διακήρυξη και τις παρακολουθεί.

16. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που του ανατεθεί. Η αρμοδιότητα του Γραφείου Προμηθειών περιορίζεται μέχρι την παραλαβή των υλικών από τις Επιτροπές παραλαβής και την παράδοση αυτών στο Γραφείο Διαχείρισης Υλικών και Αποθεμάτων.

III. Γραφείο Διαχείρισης Υλικών και Αποθεμάτων

1. Διαχειρίζεται υλικά και αποθέματα της αποθήκης της Διεύθυνσης Οικονομικών υπηρεσιών

2. Τηρεί τις διαδικασίες καταγραφής των αναγκών των Υπηρεσιών του Δήμου όσον αφορά τα αναλώσιμα υλικά που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία τους (γραφική ύλη, έντυπα, έπιπλα, Η/Υ, είδη καθαρισμού και ευπρεπισμού, κ.λπ.) και όσον αφορά στο μηχανολογικό εξοπλισμό (ανταλλακτικά, εργαλεία, μικροεργαλεία, μηχανήματα κ.λπ.).

3. Παρακολουθεί και ενημερώνει για τις αναλώσεις και την ανάγκη ανανέωσης των αποθεμάτων της αποθήκης.

4. Συνεργάζεται με το Γραφείο Προμηθειών για την έγκαιρη προμήθεια των λιπαντικών, ανταλλακτικών, εργαλείων, επίπλων, γραφικής ύλης, υλικών κ.λπ. που χρειάζονται.

5. Παραλαμβάνει τα προμηθευόμενα είδη, μετά την υπογραφή του σχετικού πρωτοκόλλου από τις αρμόδιες επιτροπές και τα εισάγει με τιμολόγηση και εισαγωγή ειδών στην αποθήκη με την έκδοση του σχετικού δελτίου εισαγωγής κατά ποσότητα και αξία. Κατά την εξαγωγή από την αποθήκη οποιουδήποτε είδους θα εκδίδεται το σχετικό δελτίο εξαγωγής κατά ποσότητα και αξία και Κ.Α. με αναφορά στο κέντρο κόστους που θα βαρύνει σύμφωνα με την εντολή του Προϊσταμένου του Τμήματος που ζητά τα είδη.

6. Διανέμει και παραδίδει τα αναλώσιμα υλικά στο χώρο των Διευθύνσεων και των Τμημάτων (τα οποία δεν διαθέτουν μέσο μεταφοράς).

7. Τηρεί διαφορετικές σειρές παραστατικών κατά αποθηκευτικό χώρο.

8. Σε περίπτωση άμεσης ανάλωσης υλικών θα εκδίδεται δελτίο εισαγωγής και εξαγωγής ταυτόχρονα με χρέωση του συγκεκριμένου κέντρου κόστους που θα αφορά.

9. Το δελτίο εξαγωγής θα εκδίδεται από την αποθήκη εις τριπλούν εκ των οποίων τα δύο αντίγραφα θα παίρνει ο παραλαβών τα υλικά με την υποχρέωση να επιστρέφει το ένα υπογεγραμμένο και σφραγισμένο από τον Επιβλέποντα Μηχανικό αν πρόκειται για έργο, ή αν πρόκειται για άλλο είδος από τον Προϊστάμενο Τμήματος. Σε περίπτωση μη επιστροφής του αντιγράφου, θα χρεώνονται τα υλικά στον παραλαβόντα αυτά.

10. Το Γραφείο αυτό είναι υποχρεωμένο να τηρεί τα απαραίτητα βιβλία, στοιχεία και αρχεία που εξασφαλίζουν τη σωστή λειτουργία του.

11. Στις άλλες Διευθύνσεις που υπάρχουν αποθηκευτικοί χώροι, οι υπεύθυνοι των χώρων αυτών θα χρεώνονται από την Αποθήκη της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών - Κεντρική Αποθήκη -όλα τα υλικά με τιμολόγηση και εισαγωγή ειδών στην αποθήκη τους που θα διαχειρίζονται και αυτοί στη συνέχεια με τη σειρά τους θα εκδίδουν τα απαραίτητα παραστατικά (δελτίο εισαγωγής-δελτία εξαγωγής).

12. Διενεργεί την απογραφή και συντάσσει τις σχετικές καταστάσεις απογραφής αναλωσίμων υλικών και εξοπλισμού με ημερομηνία 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους και μεταγενέστερα την αποτίμηση τους.

13. Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που του ανατεθεί.